Il ruolo di un segretario o segretaria nei servizi generali è molto vario e richiede una serie di competenze organizzative e tecniche. Ecco alcune delle mansioni principali:
- Gestione del front office: Questo include lo smistamento delle telefonate, la gestione della posta cartacea ed elettronica, la redazione e la scrittura di documenti.
- Gestione del back office: Questo può includere l'archiviazione di pratiche di natura amministrativa, l'inserimento di dati contabili nel sistema gestionale.
- Pianificazione dell'agenda: Questo può includere la pianificazione dell'agenda appuntamenti per conto della direzione e/o dei colleghi.
- Accoglienza della clientela: In alcuni casi, il segretario può essere responsabile anche dell'accoglienza della clientela in ufficio o in azienda.
- Gestione delle pratiche amministrative: Questo può includere la gestione delle pratiche amministrative e la gestione dell'archivio amministrativo.
- Attività contabili: Questo può includere attività contabili di vario tipo.
Inoltre, le mansioni specifiche della segretaria possono variare in base al contesto lavorativo. Ad esempio, una segretaria amministrativa si occupa principalmente di amministrazione e contabilità, mentre una segretaria commerciale lavora a supporto all'ufficio commerciale. Una segretaria di direzione risponde direttamente alla direzione generale e si dedica alla pianificazione degli incontri di un dirigente.
In generale, il lavoro di un segretario richiede grande precisione, capacità organizzative e la capacità di gestire le priorità e le esigenze espresse dai superiori e dai colleghi.