Il centralinista è una figura chiave in molte aziende e organizzazioni. Ecco un elenco dettagliato delle sue mansioni:

  1. Gestione del centralino: Il centralinista è responsabile del centralino, riceve le chiamate che provengono dall'esterno e risponde al telefono tempestivamente, in modo gentile e professionale.

  2. Inoltro delle chiamate: Identifica e valuta rapidamente la natura della chiamata, fornisce le informazioni che gli vengono richieste e inoltra la chiamata verso la persona o il dipartimento richiesto.

  3. Domande all'interlocutore: Se non è immediatamente intuibile il destinatario finale della telefonata, il centralinista rivolge delle domande all'interlocutore per poter avere maggiori informazioni e reindirizzare la chiamata all'ufficio giusto.

  4. Prendere nota dei messaggi: Se necessario, il centralinista prende nota di brevi messaggi e li inoltra all'interno della struttura, o li riferisce direttamente alle persone appropriate.

  5. Registro delle chiamate: Un altro compito del centralinista è tenere un registro delle chiamate ricevute ed effettuate nella giornata e aggiornare quando necessario la rubrica telefonica dell'azienda e la directory dei dipartimenti, degli uffici interni e dei singoli lavoratori.

  6. Mansioni amministrative: Un centralinista svolge anche mansioni di tipo amministrativo, simili a quelle di un Receptionist o di una segretaria. Ad esempio, smista la posta in entrata e prepara la posta e le spedizioni in uscita, distribuisce e invia fax, accoglie ospiti e clienti, controlla l'accesso alla struttura e tiene traccia del personale che entra ed esce.

  7. Lavori d'ufficio: Si occupa inoltre di generici lavori d'ufficio come la copia, la scansione e l'archiviazione di documenti e offre supporto organizzativo per le attività del front office.

  8. Servizio clienti: In alcuni casi, un centralinista può lavorare nel contact center di un'azienda ed essere incaricato del servizio clienti: le mansioni assegnate sono la gestione dei contatti con l'utenza, l' assistenza telefonica al cliente, la raccolta dei dati e il disbrigo delle pratiche amministrative connesse all'assistenza clienti, tramite supporto informatico.