L'addetto al ricevimento è un ruolo fondamentale in molte strutture, tra cui hotel, ristoranti, aziende e uffici. Questa figura professionale è responsabile di una serie di attività chiave:
Accoglienza degli ospiti: L'addetto al ricevimento è la prima persona con cui un visitatore entra in contatto quando entra in una struttura o in un ufficio. Deve quindi essere gentile, beneducata e sapersi rapportare in modo positivo e costruttivo con ogni persona che incontra.
Gestione del check-in e check-out: L'addetto al ricevimento è responsabile di eseguire il check-in e il check-out dei clienti. Questo include la verifica della disponibilità delle camere, la prenotazione e l'assegnazione delle camere ai clienti al loro arrivo.
Fornitura di informazioni e consigli: L'addetto al ricevimento risponde a ogni quesito, fornisce indicazioni e consiglia attività e ristoranti agli ospiti. Questo richiede una buona conoscenza della struttura e dell'area circostante.
Gestione delle chiamate: L'addetto al ricevimento risponde alle chiamate, le smista e accetta prenotazioni via telefono.
Gestione dei bagagli: Se richiesto dai clienti, l'addetto al ricevimento deve riporre i bagagli.
Organizzazione dei trasporti: L'addetto al ricevimento può essere chiamato a organizzare i trasporti per gli ospiti.
Mansioni amministrative: L'addetto al ricevimento svolge anche mansioni amministrative, simili a quelle di una segretaria: si occupa delle e-mail e della posta, compila e archivia documentazione.
Monitoraggio degli ingressi: Vigilando e monitorando gli ingressi alla struttura, l'addetto al ricevimento contribuisce anche a mantenerne la sicurezza.
Le competenze richieste per questo ruolo includono ottime capacità nel servizio clienti, ottime capacità interpersonali, capacità organizzative eccellenti, capacità di gestire diversi compiti nello stesso momento, eccellenti capacità di gestione del tempo e un'attenzione ai dettagli. Un diploma di scuola superiore o un attestato di esame equivalente è generalmente richiesto.