Le attività professionali e le mansioni relative a Segreteria (servizi amministrativi) sono molto variegate e possono includere:
- Gestione del front office: Questo include l'accoglienza dei clienti, l'ascolto delle loro richieste ed esigenze, e la risoluzione di eventuali problemi.
- Gestione del back office: Questo comprende tutte le funzioni che non sono direttamente legate al contatto con il cliente.
- Smistamento delle chiamate telefoniche: Questo implica rispondere alle chiamate in entrata e indirizzarle alla persona o al dipartimento appropriato.
- Smistamento della posta cartacea e digitale (email): Questo include la ricezione, la classificazione e la distribuzione della corrispondenza.
- Redazione di documenti di vario tipo inerenti all'attività amministrativa aziendale: Questo può includere la stesura di lettere, relazioni, presentazioni e altri documenti.
- Gestione delle pratiche amministrative: Questo implica la gestione di tutte le pratiche amministrative, compresa l'archiviazione.
- Gestione dell'archivio amministrativo: Questo include la conservazione e l'organizzazione dei documenti amministrativi.
- Attività contabili di vario tipo: Questo può includere la contabilità e l'amministrazione, l'archiviazione dei documenti e delle pratiche amministrative, la preparazione del materiale necessario alla redazione del bilancio, e la catalogazione delle fatture e delle altre transazioni economiche.
- Pianificazione e gestione dell'agenda appuntamenti direzionale: Questo implica la pianificazione e la gestione degli appuntamenti per i superiori.
Inoltre, i segretari amministrativi possono essere responsabili dell'accoglienza dei clienti, gestendo gli accessi, occupandosi della registrazione e accompagnando i visitatori presso i dipartimenti aziendali pertinenti. Esistono anche figure specializzate, come la segretaria amministrativa specializzata in contabilità, marketing, attività manageriali, o in un determinato settore (studi legali, medici, odontoiatrici, ecc.).