Professioni nel Settore Segretariato

Le mansioni di una segretaria possono variare a seconda del contesto lavorativo, ma in generale, una segretaria è responsabile della gestione corretta e puntuale delle attività di segreteria, nei diversi aspetti tecnici ed organizzativi. Questo richiede notevoli capacità organizzative e precisione per coordinare numerose attività di front-office e back-office.

Tra i compiti più comuni affidati alla segretaria ci sono la gestione del front office, lo smistamento delle telefonate, la gestione della posta cartacea ed elettronica, la redazione e la scrittura di documenti, il disbrigo e l'archiviazione di pratiche di natura amministrativa, l'inserimento di dati contabili nel sistema gestionale, la pianificazione dell'agenda appuntamenti per conto della direzione e/o dei colleghi.

In alcuni casi, l'addetta alla segreteria è responsabile anche dell'accoglienza della clientela in ufficio o in azienda, con un ruolo simile a quello della Receptionist: monitora gli accessi, riceve i visitatori e li accompagna all'interno della struttura.

Esistono diverse figure professionali specializzate, tra le quali:

• La segretaria amministrativa, che si occupa principalmente di amministrazione e contabilità, della preparazione del materiale per la redazione del bilancio, dell'archiviazione di documenti e pratiche amministrative, della catalogazione di fatture e di altre transazioni economiche aziendali.
• La segretaria commerciale, che lavora a supporto all'ufficio commerciale e si occupa dell'inserimento e della trasmissione degli ordini, di gestire la corrispondenza commerciale con i clienti e di organizzare le agende della forza vendita.
• La segretaria di direzione, che risponde direttamente alla direzione generale e si dedica alla pianificazione degli incontri di un dirigente (organizzazione dell'agenda per meeting, riunioni, pranzi e viaggi di lavoro), oltre che alla gestione delle relazioni e della corrispondenza e al supporto al manager nelle varie attività.
• La segretaria di studi professionali come la segretaria di studio medico e di studio dentistico, la segretaria di studio legale, di studi di commercialisti ecc., che si occupa di pianificare appuntamenti e visite, di accogliere i clienti/pazienti presso lo studio e rispondere alle loro richieste, e di gestire gli aspetti amministrativi e contabili dell'attività.

Il lavoro della segretaria si svolge solitamente in un ufficio o al front office, con un orario di lavoro che può essere full-time o part-time a seconda di quanto previsto dal contratto.