L'approvvigionamento e gli acquisti sono due attività cruciali per il funzionamento di qualsiasi azienda. Ecco una descrizione dettagliata delle mansioni relative a queste due aree:
Approvvigionamento: Le operazioni correlate all’approvvigionamento coinvolgono vari reparti dell’azienda: da quelli dell’amministrazione e degli acquisti, che si occupano di programmare l’acquisto della merce, fino a quello che gestisce la spedizione della merce al cliente, ovvero il magazzino.
Acquisti: Il reparto acquisti di un'azienda ha il compito di monitorare l'approvvigionamento e gestire i contratti con i fornitori per mantenere efficiente la catena produttiva. Questo reparto è solitamente guidato da un Responsabile degli acquisti, o CPO (Chief Procurement Officer), che fornisce leadership, direzione e struttura alla funzione di approvvigionamento. Al CPO si affianca la figura del buyer, un addetto di riferimento che si occupa prevalentemente di acquisti di diversa natura. In aziende più strutturate molto spesso si trova anche la figura del category manager, ovvero un responsabile per gli acquisti di una sola categoria.
Il compito principale del buyer è quello di identificare le esigenze materiali esterne dell'organizzazione, trovare i principali fornitori, negoziare i prezzi e organizzare l'acquisto e la consegna dei beni. L'addetto agli acquisti si occupa di individuare i potenziali fornitori, di analizzare le offerte valutando il miglior rapporto qualità/prezzo, di validare e contattare i fornitori prescelti e negoziare i termini di acquisto e le condizioni della fornitura: quantità, tempi, prezzi, modalità di consegna. Stipula i contratti di acquisto, gestisce gli ordini a livello amministrativo e mantiene i rapporti commerciali con i fornitori, nazionali e internazionali.
Inoltre, l'ufficio acquisti si occupa di gestire le scorte di magazzino e in caso rivendere il materiale invenduto. Un altro importante compito dell’ufficio acquisti è mantenere le relazioni con i fornitori.