Le attività professionali e le mansioni relative all'AMMINISTRAZIONE/SEGRETERIA sono molto variegate e possono includere:
- Gestione del front office: Questo include l'accoglienza dei clienti, l'ascolto delle loro richieste ed esigenze, e la risoluzione di eventuali problemi.
- Gestione del back office: Questo comprende tutte le funzioni che non coinvolgono direttamente il cliente.
- Smistamento delle chiamate telefoniche: Questo implica rispondere alle chiamate in arrivo e indirizzarle alla persona o al dipartimento appropriato.
- Smistamento della posta cartacea e digitale (email): Questo include la ricezione, la classificazione e la distribuzione della corrispondenza interna ed esterna.
- Redazione di documenti di vario tipo inerenti all'attività amministrativa aziendale: Questo può includere la stesura di lettere, report, fatture, ordini di acquisto e altri documenti amministrativi.
- Gestione delle pratiche amministrative: Questo implica l'organizzazione e il mantenimento dei registri aziendali.
- Gestione dell'archivio amministrativo: Questo include la conservazione e l'organizzazione dei documenti aziendali.
- Attività contabili di vario tipo: Questo può includere la gestione dei conti finanziari dell'azienda, la preparazione dei bilanci, l'archiviazione di documenti e pratiche amministrative, la catalogazione di fatture e altre transazioni economiche.
- Pianificazione e gestione dell'agenda appuntamenti direzionale: Questo implica l'organizzazione degli incontri di un dirigente (organizzazione dell'agenda per meeting, riunioni, pranzi e viaggi di lavoro), oltre che alla gestione delle relazioni e della corrispondenza e al supporto al manager nelle varie attività.
Inoltre, esistono diverse figure specializzate all'interno dell'amministrazione/segreteria, come ad esempio la segretaria amministrativa specializzata in contabilità, marketing, attività manageriali (segretaria personale di dirigente aziendale), o segretaria amministrativa di studi professionali specializzata in un determinato settore (studi legali, medici, odontoiatrici, ecc.).