L'ufficio acquisti è il dipartimento aziendale che si occupa dell'approvvigionamento. Questo può essere diviso in acquisti diretti, relativi alla produzione, e acquisti indiretti, relativi al funzionamento dell'azienda. L'ufficio acquisti gestisce l'approvvigionamento dell'azienda, provvede ad effettuare gli acquisti per il fabbisogno aziendale, gestisce le scorte di magazzino e mantiene le relazioni con i fornitori.
La struttura dell’ufficio acquisti cambia a seconda della grandezza dell’azienda. Generalmente ha un Responsabile degli acquisti, ovvero il Procurement Manager o CPO (Chief Procurement Officer). Al CPO si affianca la figura del buyer ovvero un addetto di riferimento che si occupa prevalentemente di acquisti di diversa natura.
Il Chief Procurement Officer fornisce leadership, direzione e struttura alla funzione di approvvigionamento, redige il budget degli acquisti secondo le priorità strategiche dell'organizzazione e le esigenze aziendali. Il Buyer è responsabile dell'identificazione e dell'approvvigionamento dei beni e dei servizi richiesti da un'organizzazione. Il compito principale è quello di identificare le esigenze materiali esterne dell'organizzazione, trovare i principali fornitori, negoziare i prezzi e organizzare l'acquisto e la consegna dei beni.
Inoltre, l’ufficio acquisti è supportato da soluzioni informatiche come software di e-procurement che facilitano i processi di acquisto.