L'ufficio acquisti è un elemento cruciale della strategia aziendale, si occupa di diverse funzioni strategiche e operative che concorrono a garantire lo svolgimento naturale e regolare di tutte le attività a breve, medio e lungo termine.
Le attività dell'ufficio acquisti possono essere suddivise in due blocchi principali: attività strategiche e attività operative.
Attività Strategiche
Attività Operative
Inoltre, l'ufficio acquisti si occupa di gestire l’approvvigionamento dell’azienda, quindi provvedere ad effettuare gli acquisti per il fabbisogno aziendale, gestire le scorte di magazzino e in caso rivendere il materiale invenduto.
Un ruolo specifico all'interno dell'ufficio acquisti è quello del Buyer. Il Buyer ha il compito di pianificare e gestire gli approvvigionamenti dell'azienda e di coordinare e controllare le attività di acquisto di beni e servizi, in un'ottica di ottimizzazione delle scorte, miglioramento dei flussi e dei processi di stoccaggio e riduzione dei costi.
A seconda del tipo di azienda in cui lavora, un Buyer può occuparsi dell'acquisto delle materie prime necessarie per la produzione industriale, come anche dell'acquisto di tutto quello che serve al funzionamento quotidiano dei reparti interni: dalle forniture di prodotti per ufficio ai contratti per l'energia.
Inoltre, il Buyer si occupa di individuare i potenziali fornitori, di analizzare le offerte valutando il miglior rapporto qualità/prezzo, di validare e contattare i fornitori prescelti e negoziare i termini di acquisto e le condizioni della fornitura: quantità, tempi, prezzi, modalità di consegna.